© Photos : Clarisse de Lauriston pour Signature Events
Organiser un événement peut être une tâche complexe et chronophage. C’est pourquoi de nombreux organisateurs choisissent de travailler avec une agence conseil en communication événementielle pour les aider. Pour que cette collaboration soit efficace, il est nécessaire de fournir à l’agence un brief événementiel clair et précis. Vous vous demandez en quoi consiste ce document et comment le rédiger efficacement ? Signature Events vous livre les éléments clés nécessaires à l’élaboration de ce support indispensable.
Qu’est-ce que le brief événementiel ?
Le projet événementiel à l’origine du brief
Chaque événement débute par une conception globale, stratégique et créative. En règle générale, un cahier des charges ou « brief » est préparé par le service communication du client à destination de son agence, afin de consigner par écrit de façon précise sa demande. Ce brief représente alors les lignes directrices de la future manifestation.
Elles permettent au producteur de prendre en compte l’ensemble des aspects essentiels pour le client, de les challenger avec son expérience du métier et d’y apporter une vraie valeur ajoutée. Cela contribue à l’obtention de retombées optimales qui seront étudiées après la manifestation afin d’améliorer la suivante par exemple. On y retrouve ainsi l’ensemble des éléments importants concernant l’événement à produire. Il est toujours accompagné de la charte graphique de l’annonceur.
Co-construisez un brief efficace avec votre agence
Le brief événementiel peut aussi être préparé par l’agence pour aider son client à planifier et à exécuter son projet. Il s’agit alors d’une co-construction, chaque partie y est impliquée. L’agence développe les guidelines idéales du projet et le client apporte ses commentaires ou ses ajouts grâce à sa connaissance fine de ses problématiques et besoins spécifiques.
Quoi qu’il en soit, ce cahier des charges regroupe toutes les informations organisationnelles nécessaires à la future budgétisation du projet. Le brief est un pré-requis lors des phases d’appels d’offres, lorsque des agences sont mises en concurrence pour réaliser l’événement d’un commanditaire.
👉 Découvrez l’élaboration d’un projet événementiel de grande envergure par Signature Events.
Comment définir un bon cahier des charges événementiel ?
Les éléments à prendre en compte pour la réalisation d’un brief efficace
1. Présentez votre entreprise
Communiquez votre histoire, vos valeurs et vos services à l’agence qui reçoit le brief. Plus celle-ci aura d’éléments sur vous, mieux elle parviendra à véhiculer votre message avec ses idées.
2. Définissez les objectifs de votre événement
Ils peuvent être :
- commerciaux : avec la promotion d’un nouveau produit par exemple ;
- de communication : pour renforcer la notoriété de votre marque ;
- informationnels : afin de transmettre des renseignements sur l’entreprise à vos employés et collaborateurs ;
- décisionnels : de manière à débattre et voter avec vos investisseurs et actionnaires ;
- etc.
3. Déterminez votre public
Les informations sur l’âge, le sexe, les centres d’intérêts et les besoins de vos participants potentiels permettent de concevoir un événement qui répondra à leurs attentes. Vous devez connaître avec précision votre cible et élaborer un persona avant de réaliser chacun de vos projets.
4. Précisez le format de votre manifestation
Celui-ci peut inclure des informations sur :
- le lieu ;
- la date ;
- la durée ;
- le thème ;
- le type de restauration ;
- etc.
5. Indiquez votre budget ou une fourchette budgétaire
Le budget est l’élément essentiel de tout projet événementiel. Il est donc important de préciser les contraintes budgétaires dès le début du processus de planification afin de permettre à l’agence de proposer des solutions adaptées en termes de coûts.
6. Décrivez le ton et l’atmosphère souhaités
Il peut s’agir d’une ambiance :
- festive ;
- informelle ;
- interactive ;
- etc.
Pensez à la règle des 5 W pour un cahier des charges de qualité
La règle la plus utilisée pour élaborer un brief événementiel est la règle des 5 W, soit « What » (quoi), « Who » (qui), « Why » (pourquoi), « Where » (où), « When » (quand). Elle permet de réaliser un brief complet, abordant ainsi toutes les questions relatives à la création d’un événement. Simple à retenir, elle sera votre meilleure alliée pour ne rien oublier le moment venu. Le « Why » est probablement la question la plus importante afin de définir des objectifs précis pour le projet.
Exemple de brief événementiel
Les recherches internet voient fleurir de nombreux templates de briefs événementiels. Chez Signature Events, nous co-créons – avec nos commanditaires – des briefs sur mesure, car chaque événement est unique. Nous ne proposons donc pas de modèle vierge à compléter. Cependant, voici une dernière liste pour vous guider dans votre réflexion, des 10 éléments à inclure dans votre document pour un brief parfait selon We Are COM, le site des professionnels de la communication en entreprise.
- Parlez de votre marque.
- Repérez sa place actuelle parmi la concurrence et réfléchissez à celle que vous voulez lui donner.
- Réfléchissez à vos objectifs de communication.
- Précisez votre cible.
- Déterminez la réaction attendue de votre public.
- Informez l’agence de vos attentes en matière de livrables.
- Définissez la ligne à adopter et les contraintes qui s’y rapportent.
- Fixez votre budget pour cet événement.
- Communiquez le calendrier des échéances aux agences en cas d’appel d’offres.
- Transmettez la grille d’évaluation déterminante pour faire votre choix de partenaire.
Le brief événementiel n’est pas un document figé, il fluctue. Il n’en existe pas deux identiques. Vous détenez désormais les éléments nécessaires à l’élaboration d’un bon cahier des charges selon vos besoins. En définissant ceux-ci, vous fournirez une base solide pour une collaboration efficace avec une agence.
👉 Gagnez du temps et faites appel à notre agence pour la co-conception de votre brief événementiel. Contactez-nous sur info@signatureevents.fr.
