© Photos : Clarisse de Lauriston pour Signature Events
Organiser un événement peut être une tâche complexe et chronophage. C’est pourquoi de nombreux organisateurs choisissent de travailler avec une agence conseil en communication événementielle pour les aider. Pour que cette collaboration soit efficace, il est nécessaire de fournir à l’agence un brief clair et précis. Vous vous demandez en quoi consiste le brief événementiel ? Voyons ensemble.
L’importance du cahier des charges dans la préparation d’un événement
Tout projet nécessite la réalisation d’un brief événementiel. Il peut être préparé par une agence pour aider son client à planifier et à exécuter son projet. On y retrouve tous les éléments importants concernant la manifestation à produire. Il s’agit d’une co-construction, chaque partie y est impliquée.
L’agence développe ses propositions dans ce support et le client apporte ses commentaires ou recommandations tout en suivant le déroulé du projet. Ce cahier des charges regroupe toutes les informations organisationnelles nécessaires à la mise en place de celui-ci.
Le brief a également sa place dans les appels d’offres, lorsque des agences sont mises en concurrence pour réaliser l’événement d’un commanditaire. Son contenu et les idées qui y sont présentées déterminent le choix du client.
Les étapes à suivre pour bien réaliser votre brief événementiel
Pour créer votre brief, plusieurs éléments devront être pris en compte.
1. Présentez votre entreprise
Communiquez votre histoire, vos valeurs et vos services à l’agence qui reçoit le brief. Plus celle-ci aura d’éléments sur vous, mieux elle parviendra à véhiculer votre message avec ses idées.
2. Définissez les objectifs de votre événement
Ils peuvent être :
- commerciaux : promotion d’un nouveau produit ;
- de communication : renforcer la notoriété de la marque ;
- etc.
3. Déterminez votre public
Les informations sur l’âge, le sexe, les centres d’intérêts et les besoins de vos participants potentiels permettent de concevoir un événement qui répondra à leurs attentes.
4. Précisez le format de votre manifestation
Celui-ci peut inclure des informations sur :
- le lieu ;
- la date ;
- la durée ;
- le thème ;
- le type de restauration ;
- etc.
5. Indiquez votre budget ou une fourchette budgétaire
Le budget est l’élément essentiel de tout projet événementiel. Il est donc important de préciser les contraintes budgétaires dès le début du processus de planification afin de permettre à l’agence de proposer des solutions adaptées en termes de coûts.
6. Décrivez le ton et l’atmosphère souhaités
Il peut s’agir d’une ambiance :
- festive ;
- informelle ;
- interactive ;
- etc.
Vous comprenez maintenant les objectifs principaux du brief événementiel. En définissant ces quelques éléments clés, vous fournirez une base solide pour une collaboration efficace avec une agence.
